Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Hajalan Kyläyhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuoja seloste.
Laadittu 12.11.2021.
1 Rekisterin nimi
Hajalan Kyläyhdistys ry:n jäsenrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Hajalan Kyläyhdistys ry, kylayhdistys@hajala.fi
3 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Yhdistyksen sihteeri Piia-Riina Ihander, p. 050 3840 169
4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään henkilön suostumuksella. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, yhteydenpitoa, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja käsitellään verkossa olevalla uutiskirjepalvelulla ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (MailerLite) palvelimille.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään sähköpostiosoite tiedottamista varten. Voidaan myös kerätä lisäksi seuraavia tietoja:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
6 Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai tiedotelistalle liittyvän henkilön ilmoituksella.
7 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään vain sen ajan kun on tarpeellista, ja hävitetään sen jälkeen asianmukaisesti.
Sähköinen jäsenrekisteri on käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Hajalan Kyläyhdistys ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
Yhdistyksen puheenjohtajalla ja sihteerillä on rekisteriin pääsyoikeus sekä oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja.
9 Tarkastusoikeus
Jokainen rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on yhdistyksen jäsenrekisteriin merkitty ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, on tietojen tarkastuspyyntö esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
10 Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)
11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)